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常见问题
智能会议室应该如何改造
来源: 视频会议系统 作者: 四川协和林 发布日期: 2021-03-16

现代社会飞速发展,传统的会议室已不能满足人们方便、快捷的办公需求,越来越多的企业选择改造原有会议室,这样不仅能够满足需求,也能够最大程度的节省开支。改造会议室主要分为两大部分:

一、会议室软装

软装部分要结合企业文化及办公区整体装修风格,除此之外还需要定位会议室的主题设计风格,并且需要保持整体装修风格的和谐。

1、会议室主题:从整体上 体现出企业会议室的协调性,最重要的在于色彩的搭配,要与公司原有的主色调保持一致 ,所有的会议室就会形成一个以 主色调为线索的衔接,会显得非常协调并且美观。

2、会议室风格:当然每个人性格职位不同,自然喜好的风格也不一样,比如董事长的会议办室会选择大气豪华或者成熟稳重一点的风格,其他会议室则会更适合使用者的性格,选择时尚简约或商务现代,不同的风格会议室间不会产生冲突,也不会显得太过单调没有创意。

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二、会议室系统

1、会议室预定系统:会议发起者可通过手机发起会议预约,选择时间地点,并可根据当前会议室 空闲情况预约会议。井然有序,大大节省会议协调 入场时间。

2、会议室审批 系统:管理员可对用户提交的会议室申请定单进行审批与调配,以便安排一些重要且紧急的会议。会议审批通过后,系统能够通过将会议预订结果自动发送给参会人员及后勤服务部,后勤主管根据需求安排后勤人员进行准备工作,如排位安装及摆设,茶点布置、水果布置等服务。
3、会议室排班管理:能随时随地进行预约、查看,接收即时消息,还有颜色的标记,让使用者快速区分会议室使用情况。排版场景支持修改、删除、导出、新增数据。数据实时自动上传,避免传统考勤数据丢失及不及时弊端,确保员工工时数据的及时性和精确性;支持各种复杂考勤、工时、刷卡、排班、加班、请假、会议错开安排的规则,并且自动实时运算,提供精确和实时的工时数据,大大减少人工核对时间和误差,提高企业办事效率。
4、会议通知提醒:会议室预约审核通过,将通过手机短信、邮件、钉钉、企业微信、公众号进行会议提醒通知,通知包括:会议预订成功、取消预订、会议变更、会前15分钟提醒、会议结束提醒、通知内容手动填写。
5、会议签到:AI人类识别技术应用于人脸识别签到软件,在公司集中进行工作人员的人脸信息采集及证件、部门、职务等信息登记。会议期间,通过人脸识别统计参会人员,非参会人员禁止入内。同时,支持手机二维码签到、门禁签到等。
6、会议门牌:将会议室预定信息实时传递到每个会议室门口显示屏上,信息显示屏上实现显示当前正会议室状态,显示会议名称,会议时间,会议举办单位以及各时段本会议室预定情况。
7、会议内容:开会资料在会议开始前,通过邮件方式自动发送给参会人员,会议结束,白板书写、共享文档、批注,保存,无需现场记录,会后扫码一键带走或站内信发送,以及邮件保存,形式多样化,无需手动抄写会议记录,提升文件保存效率,省时省力。
8、会议交互系统:针对会议流程的管理,会议资料的管理,会议文件信息发布与文档交互性。并且同时能够无缝的结合大屏显示或者投影机实现文件同步共享,实现会议系统的实际功能。
9 、音响系统:一般来说,中会议室根据需要可配备扩声系统和会议讨论系统;会议讨论系统包括会议讨论主机,会议主席单元和会议代表单元,扩声系统包括音频信号放大设备的调音台,防止啸叫的反 馈抑制器,音频处理器,专业功放以及专业音箱等设备。随着音响系统的数字化、网络化发展,会议音响系统也将向智能化、综合化和远程化发展。


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